Privacyverklaring

Harmonieorkest De Volksgalm vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring bieden we transparantie omtrent de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonieorkest De Volksgalm vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). Wij verwerken uw persoonsgegevens overeenkomstig met het doel waarvoor deze ons zijn verstrekt.

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:
– wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
– deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
– de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
– wij vragen om uw toestemming als wij deze nodig hebben; (alle leden van de Harmonieorkest De Volksgalm vzw ondertekenden het document “Toepassing GDPR – Privacy Wetgeving”)
– wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging/veiligheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
– er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
– wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Harmonieorkest De Volksgalm vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Harmonieorkest De Volksgalm vzw
Kinstraat 10
3770 Riemst
volksgalm@telenet.be

Voor wie?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, leveranciers en sponsors.

Waarvoor?
Uw persoonsgegevens worden door Harmonieorkest De Volksgalm vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
– Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
– Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Harmonieorkest De Volksgalm vzw (uitvoering overeenkomst)
– Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen
– E-mail
– Occasionele e-mails met een aanbod voor voorstellingen (die direct aansluiten bij een recent bezoek)
– Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken.

Welke gegevens?
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verzamelen, opslaan en/of verwerken:
– Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail adres
– Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, beroep, naam partner, naam ouders, allergieën, levensnoodzakelijk medische gegevens, maat T-shirt/hemd
– Instrumentgegevens
– Financiële bijzonderheden (bankinformatie, rekeningnummer, betalingen,..)
– Opleiding en vorming
– Aanwezigheden
– Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opname’s,…)
– Bedrijfsgegevens (mogelijk), BTW-nummer (mogelijk)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen of federaties. Vlamo is op dit moment de enige federatie waarbij wij aangesloten zijn.

Wil u uw gegevens inkijken, veranderen of verwijderen? Neem contact op met Harmonieorkest De Volksgalm vzw.
Verandert uw status binnen onze vereniging, dan verwijderen wij de gegevens die wij niet meer nodig hebben.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, facebook, mailhosting, …)
Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden – ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :
– Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt (o.a. co-productie), en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
– Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, …)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

Bewaartermijn
Harmonieorkest De Volksgalm vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking).
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
– Alle personen die namens Harmonieorkest De Volksgalm vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– De leden die met de persoonsgegevens werken zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
– Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent gegevens
U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.